Konferens – på lång distans

Askmolnet blåste liv i affärerna – plötsligt var det inte bara banbrytarna som förstod finessen med att slippa ha personalen på resande fot.
Videokonferensen har kommit för att inte bara stanna utan förmodligen bli ett av de starkaste verktygen i möteslådan.

Kalendrarna blir allt fullare, konkurrensen och kraven på ”lean” allt hårdare och organisationerna allt mer utspridda.

Videokonferensen är ett sätt att lösa problemen, hävdade företaget Tandberg/Cisco som presenterade det senaste i systemväg på Atea-dagen i Karlstad.

Tidigare var videokonferensen en nödlösning när man inte hade tid eller möjlighet att resa, men nu förändras inställningen så sakteliga. Idag väljer man videokonferensen före det verkliga mötet.

Hög kvalitet är avgörande och den har inte funnits tidigare. De svåraste kunderna att övertyga är de som var föregångare och satsade på videokonferenser för fem-sju år sedan då tekniken var ny. Eftersom det fanns en massa nybörjarsjukdomar blev deras upplevelse negativ och den är svår att ändra.

Företag som anammat videokonferensen som arbetsverktyg är exempelvis modefirmor som Tommy Hilfiger. Det tar för lång tid att skicka kläder fram och tillbaka över Atlanten inför modesäsongen, videokonferensen gör det möjligt att visa och diskutera hur designen ska utvecklas.

Inom medicinområdet är också videokonferensen en tillgång eftersom man kan diskutera diagnoser och ingrepp och hämta in expertisutlåtanden från hela världen.

Ett udda argument för videokonferensen är jämställdheten – genom att slippa resa är det möjligt att vara småbarnsförälder, regionchef och hinna med både möten med huvudkontoret och att natta barnen eftersom man slipper resandet.

Minskad restid ger också en bredare kalender – ska man resa måste man lägga mötena så att folk hinner fram, medan en videokonferens kan starta direkt då arbetsdagen börjar.

Sist men inte minst handlar det om ekonomi och miljö. Tullverket har räknat ut att de sparat in 6,4 miljoner kronor på ett år genom att minska resandet, samtidigt har de också bidragit till 175 ton lägre CO2-utsläpp.

Askmolnet lamslog inte bara europeiskt näringsliv för en tid, det visade också hur sårbart resandet är och när medvetenheten om det nu trängt igenom kommer alternativa lösningar till det traditionella mötet att öka kontinuerligt.

Publicerat i konferens | Lämna en kommentar

Videokonferens

Nu för tiden är det inte ovanligt att en verksamhet inom ett företag eller inom en organisation drivs av människor som befinner sig i många olika delar av världen. Det kan handla om ett företag med kontor i flera länder, eller om olika FN-organ. Dessa individer måste kunna kommunicera med varandra, och kanske även delta i samma möten, trots de geografiska avstånden.

Behovet av kommunikation och möten mellan människor ökar. Samtidigt växer medvetenheten om att det inte är hållbart att resa kors och tvärs över jordklotet hela tiden. Framför allt inte med flyg, eftersom flygplan släpper ut stora mängder koldioxid, vilket gör att jordens medeltemperatur ökar.

Lösningen på båda dessa problem heter videokonferens. En videokonferens är när två eller flera personer kopplar upp sig mot samma system, som låter dem se och höra varandra. Det här underlättar kommunikationen betydligt, jämfört med om meningsutbytet skulle ha skett via telefon eller mejl. Det allra mesta av det som en människa kommunicerar uttrycks trots allt med kroppsspråket.

Från budget till premium

Tekniken som tillåter videokonferenser är betydligt äldre än vad de flesta av oss tror. I sin enklaste form har den existerat sedan 30-talet. Idag går det att hålla en konferens via datorn eller telefonen, med program som Skype eller Facetime. Men det finns även mer påkostade anläggningar, som påminner om mötesrum och som ger hela mötet en mer seriös inramning. I många städer finns det företag som hyr ut denna typ av mötesrum, med utrustade med stora högupplösta skärmar som gör att man kan se den man pratar med nästan lika tydligt som om man befann sig i samma rum.

Än så länge är det vanligast att lite mindre företag använder sig av videokonferenser istället för att skicka iväg sin personal. Inom storföretag och politik dominerar dock fysiska möten. Men i takt med att miljömedvetenheten ökar kommer allt fler att gå över till videokonferenser. Inom många ideella organisationer är det standard att styrelsen sammanträder på Skype.

Publicerat i konferens | Etiketter | Kommentarer inaktiverade för Videokonferens

Den tillgängliga konferensen

När man talar om konferenstyper handlar det ofta om olika mer eller mindre underhållande eller trendiga koncept, eller om hur man kan spara pengar, energi med mera genom att använda modern teknologi. Men man får inte glömma det allra, allra viktigaste. Och det är att alla som berörs av ämnet ska kunna delta i konferensen. Hur gör man detta på bästa sätt, och vad är det extra viktigt att tänka på?

För det första bör man fundera på var man väljer att hålla konferensen. Visst kan det vara roligt att åka på konferens i Tokyo eller på Island, men om majoriteten av de som omfattas av temat för konferensen bor i Sverige så kommer det snarare att ställa till med onödiga hinder att förlägga den på andra sidan jordklotet. Ju fler hinder som finns på vägen, desto färre kommer att delta. Och det behöver inte vara de geografiska hindren som sätter de största käpparna i hjulet.

Vad bör arrangören tänka på?

Många svenskar har någon allergi. Det kan vara en födoämnesallergi, vilket bara det kan innebära ett stort problem, om det till exempel rör sig om en allvarlig jordnötsallergi. Den som är allergisk mot hästar kommer kanske inte till en konferens som hålls på en hästgård. Och den som har kraftig pollenallergi kan inte vistas i vissa miljöer under våren.

Besläktat med allergier är olika typer av handikapp. Finns det rymliga toaletter på konferensanläggningen, och ramper för rullstolar? En del arkitekter ser handikappanpassning som en styggelse, vilket kan göra att alla inte har tillträde till deras byggnader. Vilken inverkan får det på en konferens som hålls där? Och hur är det med tillgängligheten för syn- eller hörselskadade? Finns det skyltar med punktskrift, finns det hörselslinga? Att hålla en konferens i en vikingaby är i de flesta av dessa fall helt uteslutet

Slutligen får man inte glömma bort tidsapsekten, som kan utestänga en hel del av de potentiella konferensdeltagarna. Ensamstående föräldrar som inte kan ordna barnvakt har inte möjlighet att stanna över natten, och om konferensen hålls långt från deras hem kan de kanske inte delta alls. Om det går att klara av de viktigaste punkterna i programmet på en dag så bör man inrikta sig på detta.

Publicerat i konferens | Kommentarer inaktiverade för Den tillgängliga konferensen

Konferens i Västerås

En konferens i Västerås vid vackra Mälaren. Många av Västerås hotell ligger i centrum med gångavstånd till Mälaren där det sommartid ligger massor av ute restauranger med utsikt över vattnet. Hotellen i Västerås är flitigt besökta som konferensanläggningar på grund av sin närhet till stora industrier och natur. Vissa anläggningar kan ta stora grupper med upp till 850 personer.

En konferens i Västerås kan bli en händelse utöver det vardagliga.

Alla kan få en skön upplevelse om man läger en konferens i Västerås. Här finns många spa och rekreations möjligheter där du kan ligga i pool och titta på vyerna från den sköna naturen.. Vill du bada eller basta efter ett tränings pass så kan du göra det i fräscha spa Anläggningar.

Publicerat i Okategoriserade | Kommentarer inaktiverade för Konferens i Västerås